Byråkrati och allmänt papperskuffande

Jag får ofta frågan om vad jag arbetar med sådär egentligen och jag blir alltid lika paff för jag har så svårt att förklara det. Mest handlar det ju om det som jag arbetade med under hösten och ett simpelt; ”jag certifierar våran alarmcentral enligt ISO9001:2008- och CEA4036-standarderna” gjorde människor ännu mer konfysa. Ännu värre är det kanske nu efter årskiftet, men nu har man i alla fall det enkla ”jag är kvalitetsansvarig” att ge som ett svar. Så nu alltså till den där utlovade godnattsagan…

En tid tillbaka så fastslog Finlands Försäkringsbolags Centralförbund (SVK = Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto) att privata alarmcentraler skulle måsta uppfylla vissa standarder för att godkännas, alltså det lades minimikrav på alarmcentralerna i Finland. Det handlade inte om ett direkt ”vara eller icke vara”-scenario, men nog så i praktiken. Alarmsystem (såna som installeras hos kunderna och som ringer upp alarm till en alarmcentral) ger försäkringspremielättnader åt dess innehavare då försäkringbolagen anser att det är ett litet steg för kunden, men ett stort steg för säkerheten. Kravet från SVK handlade egentligen om att dessa premielättnader skulle tas bort ifall alarmsystemen inte ringde till en certifierad alarmcentral efter årskiftet 2010, vilket i sin tur betyder att kunden byter bevakningsbolag. Så den indirekta vägen var det ett ”vinna eller försvinna”-ultimatum av SVK.

Inte för det; den allmänna standarden av alarmcentraler i detta land före årskiftet var enligt vissa rapporter ganska anemisk då det enda man behövde för att ha en alarmcentral var en mottagare och en dator. Sen ifall denna mottagare och dator fanns i ett skitigt utedass nånstans så hade ingen skillnad – eller om nån ens följde med vad för information som kom igenom. Man skall minnas att alarmcentraler inte är nåt som är reserverat för privata bevakningsbolag, utan att det finns massor företag som har nytta av dem, i alla fall före årskiftet. Min personliga åsikt är att SVK:s krav på höjd standard inte bara var bra för dem och de företag de representerar, utan även för alarmcentralerna. Före årskiftet så kunde ingen riktigt veta vart man kom när man ringde nåt företags alarmcentral; det kunde komma till Pentti Puupää (Any resemblance to persons living or dead is purely coincidental) som högg ved utanför det där omtalade utedasset och svarade i sin Nokia 2110:a. Med andra ord; variationen på kvaliteten av alarmcentraler var enorm och ordet ‘alarmcentral‘ hade ringa betydelse eller vikt. Efter årskiftet så kan man lägga mer vikt på ordet och det att man har en alarmcentral betyder mycket mer. Det är mer professionellt liksom.

Kraven för att få en alarmcentral godkänd av SVK var simpla (lite sarkasm hör alltid till); alarmcentralen skulle uppfylla ISO9001-kvalitetscertifikatet till de delar som berör alarmcentralens verksamhet samt CEA4036-certifikatet. Dessa två certifikat är väldigt olika; CEA4036 är ett certifikat som är direkt anpassat till privata alarmcentraler och dikterar minimikraven för den fysiska strukturen, säkerheten och sedan lite om arbetsmetoderna. ISO9001 (jag använde mig av 2008-versionen) är ett allmänt certifikat för privata företag som lägger in olika mekaniker vars uppgift är att både säkra företagets verksamhet samt att automatiskt förbättra den. De facto så finns det väldigt mycket företag världen över från så gott som alla olika företagstyper som använder sig av ISO9001-kvalitetscertifikatet och dess grundidéer har fått en stor mängd applåder.

CEA4036-certifikatets följder var naturligt väldigt synliga men är också av den typen att jag inte kan berätta hemskt mycket om dem. Det som jag kan berätta är att det krävde en hel del arbete för att uppnå kraven; fysiskt byggande, stora ändringar i nätverksstrukturen, omformulerande av arbetsmetoderna. Jag tog dessutom inte den lätta vägen; vårt mål var inte att endast uppnå kraven som standarden dikterade utan när man nu en gång höll på så försökte vi syna genom hela vår alarmcentrals verksamhet och förbättra så väl arbetsmetoderna som arbetarnas trivsel och säkerhet.

ISO9001-kvalitetscertifikatet är däremot mindre i skala, speciellt när vi plockade bort allt det som inte hörde till alarmcentralens verksamhet. Det som ISO9001 (ISO står förresten för International Organization for Standardization men på nåt mer oförståeligt språk som franska) förde med sig var strukturer för det väsentliga i företagsamhet som skulle byggas in i verksamheten. Oftast handlade det kanske mer om att klarifiera strukturerna istället för att lägga dit dem. Dessa strukturer är t.ex. informationflöde, ansvarsfördelning och verksamhetspolitik. Det mest synliga delen är auditeringen vilket är ett ord som ekade i mitt huvud dag ut och dag in genom hela hösten, tills punkten av illamående. Auditering är en simpel med väldigt effektiv metod att upprätthålla arbetsstandarden, felsöka i verksamheten och förbättra arbetsmetoderna samt prestationerna. Varje gång nåt sker eller märks som bryter mot den standard som kvalitetscertifikatet lagt på verksamheten så skrivs det en rapport. Sen finns det en person som aktivt går genom dessa rapporter och tillsammans med avdelningsförmannen (den ansvarige) löser problemen, samt upprätthåller statistik och skriver rapporter på de möjliga problemen och lösningarna som företaget/avdelningen möter.

Och då kommer vi till vad jag gör nu. Utöver att vi sakta men säkert försöker styra hela skeppet mot certifikatens heliga hamnar så var det jag som glamoröst fick titeln kvalitetsansvarig och har som ansvarsuppgift att sköta om ISO9001-certifikatets standarder och allt det som de för med sig; alla dessa auditeringsrapporter, genomgångar och statistiska mellanrapporter. Byråkratiskt ja visst, men efter månader av att ha varit väldigt skeptisk speciellt mot ISO9001-certifikatet så har jag nu lärt mig att se det goda i det hela. Det fungerar ju faktiskt! Det måste vara nån snäppet smartare än jag som klurat ut alla dessa standarder.

Nåh, har ni somnat redan?